Zarządzanie dokumentacją:
- Przygotowywanie i archiwizacja dokumentów zakupowych, w tym wprowadzanie danych do systemu ERP oraz utrzymywanie aktualnej dokumentacji zakupowej, faktur i zamówień.
- Aktualizowanie bazy dostawców poprzez utrzymywanie dokładnych i aktualnych informacji o dostawcach, takich jak adresy, kontakty oraz warunki handlowe.
Wsparcie w procesie zamówień:- Monitorowanie realizacji zamówień, kontakt z dostawcami w celu potwierdzenia terminów dostaw oraz rozwiązywanie ewentualnych problemów z dostawą.
Analiza i raportowanie:- Przygotowywanie raportów zakupowych dotyczących wydatków, efektywności dostawców, oszczędności i innych wskaźników KPI działu zakupów.
- Przeprowadzanie podstawowych analiz cen i warunków handlowych oferowanych przez różnych dostawców, aby wspierać podejmowanie decyzji zakupowych.
Kontakt z dostawcami:- Utrzymywanie kontaktu z dostawcami w sprawach związanych z realizacją zamówień, reklamacjami oraz negocjacjami drobnych zmian warunków współpracy.
- Pomoc w budowaniu i utrzymywaniu dobrych relacji z dostawcami oraz rozwiązywanie drobnych sporów.
Wsparcie administracyjne:
- Planowanie i organizowanie spotkań zespołu zakupów, przygotowywanie agendy oraz dbanie o terminowe realizowanie ustaleń.
- Wsparcie w codziennych obowiązkach administracyjnych, takich jak zarządzanie pocztą oraz przygotowywanie prezentacji i dokumentów na potrzeby działu.
Kontrola stanów magazynowych:- Pomoc w analizie stanów magazynowych i przygotowywaniu rekomendacji do zamówień, aby utrzymać odpowiedni poziom zapasów.
- Wsparcie w inwentaryzacji magazynowej oraz współpraca z działem magazynu w celu dokładnego zarządzania zapasami.
Wsparcie w procesach przetargowych i negocjacyjnych: - Wsparcie w analizie ofert i propozycji otrzymanych od dostawców, wspierając proces wyboru najlepszych opcji.
Rozwiązywanie problemów związanych z zakupami:- Zarządzanie procesem reklamacji oraz zwrotów towarów, kontakt z dostawcami w celu rozwiązania problemów.
- Wsparcie w rozwiązywaniu bieżących problemów związanych z zakupami, takich jak opóźnienia w dostawach czy niezgodności jakościowe.