Warunki pracy

Praca w środowisku biurowym, w siedzibie urzędu, na III piętrze budynku komendy. Na parter budynku prowadzi droga przystosowana dla wózków inwalidzkich - bez stopni i przeszkód. W budynku znajduje się winda, której gabaryty gwarantują swobodny przejazd osób niepełnosprawnych. Winda wyposażona jest w klawiaturę z alfabetem Braille-a, komunikację głosową i telefon alarmowy. Na parterze i piętrach od 1 do 4 dostępne są korytarze dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Toaleta dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych znajduje się na IV piętrze budynku komendy.
Narzędzia pracy: drukarki, kserokopiarka, komputer.

Zakres zadań

• Obsługa dokumentacji Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
• Rozdział określonych przesyłek do właściwych komórek organizacyjnych w Komendzie Wojewódzkiej PSP w Gdańsku bez wcześniejszego przekazywania ich do Pomorskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP.
• Przyjmowanie korespondencji przychodzącej.
• Ekspedycja poczty wychodzącej.
• Ewidencjonowanie zarządzeń, decyzji, rozkazów, instrukcji, porozumień, umów i wytycznych Pomorskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP.
• Prowadzenie sekretariatu Pomorskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP podczas nieobecności pracownika merytorycznego.
• Prowadzenie ewidencji pieczęci i stempli.
• Przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego.
• Prowadzenie składów chronologicznych.
• Obsługa elektronicznej skrzynki podawczej e-PUAP, platformy e-Doręczeń oraz e-mail.
• Rozdzielanie i przekazywanie korespondencji po podpisaniu lub dekretacji do poszczególnych komórek organizacyjnych.
• Nadzór nad prawidłowym korzystaniem z urządzeń: kserokopiarki, skanera map, laminarki itd. przez pracowników Komendy Wojewódzkiej PSP w Gdańsku oraz dozorowanie przeglądów technicznych i napraw tych urządzeń.
• Udział w organizowaniu odpraw służbowych, narad, spotkań i innych uroczystości z udziałem kierownictwa Komendy Wojewódzkiej PSP w Gdańsku.
• Kompetentna i taktowna obsługa kadry kierowniczej Komendy Wojewódzkiej PSP w Gdańsku, komendantów powiatowych (miejskich) PSP województwa pomorskiego oraz interesantów załatwiających sprawy w Wydziale.
• Współpraca z komórkami organizacyjnymi Komendy Wojewódzkiej PSP w Gdańsku oraz komendami powiatowymi (miejskimi) PSP województwa pomorskiego.
• Sporządzanie pism merytorycznych na potrzeby prac Wydziału.
• Załatwianie spraw zleconych przez Naczelnika Wydziału.

Wymagania niezbędne

• Znajomość pakietu MS Office, w szczególności MS Word i MS Excel.
• Znajomość obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
• Znajomość obsługi kalendarza Google.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość struktur organizacyjnych PSP.
• Samodzielność i sumienność w wykonywaniu zadań.
• Dokładność i terminowość realizacji zadań.
• Wysoka etyka zawodowa i kultura osobista.
• Komunikatywność.
• Umiejętność pracy w zespole i pod presją czasu.