Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• Obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy komputerze.
  
• Praca w pomieszczeniach biurowych z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych.
  
• Praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.
  
• Permamentna obsługa klientów zewnętrznych.
  
• Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie
  https://www.gov.pl/web/gddkia/deklaracja-dostepnosci
  
• Wzory oświadczeń znajdują się na stronie:
  https://www.gov.pl/web/gddkia/wzory-oswiadczen-dla-kandydatow-bioracych-udzial-w-naborach
  

Zakres zadań

• Obsługuje skład chronologiczny, w szczególności rejestruje nowe dokumenty w składzie chronologicznym, realizuje zgłoszenia w zakresie wypożyczania, zwrotów i wyrejestrowania dokumentów ze składu chronologicznego oraz przechowuje dokumentację z każdego zbioru składu chronologicznego w odrębnych materiałach archiwizacyjnych - w celu uporządkowania zbioru dokumentacji w postaci nieelektronicznej.
• Przyjmuje, kompletuje i przedkłada korespondencję przychodzącą (w tym korespondencję niejawną) do ewidencji w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Oddziale.
• Przyjmuje korespondencję do wysyłki od pracowników Oddziału, w szczególności: rejestruje koperty w rejestrze korespondencji wychodzącej oraz sporządza dzienne wydruki korespondencji wychodzącej w celu sprawnej obsługi kancelaryjnej Oddziału.
• Skanuje korespondencję przychodzącą do Oddziału i obsługuje urządzenia biurowe będące na wyposażeniu kancelarii w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Oddziale.
• Obsługuje centralę telefoniczną Oddziału oraz udziela klientom zewnętrznym informacje i kieruje ich do merytorycznych wydziałów celem załatwienia przedmiotowych spraw należących do kompetencji Oddziału.
• Archiwizuje i przekazuje dokumenty potwierdzające otrzymanie/wysłanie korespondencji do zakładowego archiwum akt jawnych w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Oddziale.
• Prowadzi obsługę sekretariatu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Oddziału.
• Zgłasza do pracownika administracji zapotrzebowanie na druki, materiały biurowe oraz inne materiały niezbędne do funkcjonowania kancelarii w celu zapewnienia właściwego i zorganizowanego zapotrzebowania kancelarii w dane asortymenty.

Wymagania niezbędne

• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej.
• Znajomość przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz zasad ochrony danych osobowych.
• Umiejętność obsługi klientów wewnętrznych i zewnętrznych urzędu.
• Znajomość obsługi komputera (umiejętność obsługi pakietu MS Office, a w szczególności programów Excel i Word) i urządzeń biurowych.
• Kompetencje: •wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, •rzetelność, •organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, •współpraca, •komunikacja.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Umiejętność obsługi specjalistycznego programu do ewidencji korespondencji EZD – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją.