Praca w Gdańsku i okolicach: Koordynator ds. Serwisu i Administracji

W Info Marine na nowo definiujemy usługi morskie dzięki nowoczesnym rozwiązaniom w zakresie monitoringu stanu technicznego oraz kulturze organizacyjnej opartej na współpracy i innowacyjności.

Dołącz do naszego międzynarodowego zespołu, w którym każde wyzwanie na morzu inspiruje nas do jeszcze lepszej i bardziej efektywnej wspólnej pracy.

Jako Koordynator/Koordynatorka ds. Serwisu i Administracji będziesz kluczowym ogniwem łączącym działy Sprzedaży, Operacji, HR, Księgowości oraz naszych klientów — dbając o sprawną realizację usług, płynną logistykę oraz  raportowanie na każdym etapie współpracy.

Koordynator ds. Serwisu i Administracji
Miejsce pracy: Gdynia

Zadania:

  • Rejestrowanie i aktualizowanie zleceń serwisowych w systemie CRM
  • Współpraca z superintendentami i agentami w celu potwierdzania szczegółów usług oraz harmonogramów
  • Monitorowanie postępu spraw i zapewnianie terminowych działań 
  • Planowanie i rezerwowanie zakwaterowania, lotów oraz lokalnego transportu na potrzeby wyjazdów serwisowych oraz nadzór nadrozliczeniami kosztów i kompletnością dokumentacji podróży
  • Tworzenie  harmonogramów podróży oraz rozliczanie kosztów delegacji
  • Weryfikacja i przetwarzanie faktur, zleceń wyjazdu oraz rozliczeń delegacji
  • Zarządzanie polisami ubezpieczeniowymi oraz współpraca z partnerami ubezpieczeniowymi
  • Monitorowanie ewidencji czasu pracy, urlopów, nieobecności
  • Utrzymywanie wewnętrznych raportów dotyczących rozliczeń z klientami
  • Koordynowanie zbierania danych pomiarowych oraz dystrybucji raportów w ramach Condition Monitoring
  • Przekierowywanie zapytań do działu analitycznego, monitorowanie informacji zwrotnych oraz reagowanie na zgłoszenia ze statków
  • Współpraca z innymi działami firmy

Wymagania

  • Biegła znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie) do komunikacji biznesowej
  • Silne umiejętności analityczne, logiczne myślenie oraz zdolność rozwiązywania problemów
  • Doskonałe umiejętności interpersonalne i wysoka świadomość biznesowa
  • Wyjątkowe zdolności organizacyjne oraz umiejętność pracy samodzielnej
  • Kreatywne podejście do usprawniania procesów
  • Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook)

Mile widziane

  • Zainteresowanie branżą morską

Oferujemy

  • Konkurencyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia
  • Stały rozwój zawodowy i szkolenia branżowe
  • Współpracę w międzynarodowym zespole oraz przyjazną kulturę organizacyjną.
  • Dofinansowanie do opieki medycznej oraz karty sportowej 
Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.